thijs van bruxvoort

geldvriend, koffienerd en faalhaas

14 Jun 2019

Gefopt door je agenda

Ik heb mezelf dus gefopt. Als fervent aanhanger van Getting Things Done (GTD) en sinds enkele maanden ook met de tips uit GRIP van Rick Pastoor toe. Hij stelt dat je agenda heilig is, dat je in controle moet zijn over hoe jij je tijd indeelt. Dat idee vind ik top.

Zoals ik eerder al schreef, heb ik geprobeerd met kleuren in mijn agenda te werken. Dit werkte voor mijn zakelijke leven erg goed, en wat minder voor mijn persoonlijke agenda. Waar ik op mijn werk vooral moet waken dat ik niet teveel ‘vergadermomenten’ (geel) accepteer en vooral tijd vrij maak voor het uitwerken (groen) en afstemmen met mijn team (blauw). Kijk hieronder, zo zie ik direct dat ik op maandag en donderdag met enige mate van zekerheid geen uitwerk-werk zal kunnen doen. Dat helpt met plannen.

Mijn agenda, titels weggehaald i.v.m. privacy. Geel voor vergaderen, blauw voor afstemming met het team en groen voor uitwerk-werk.

https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/5d0e95d29294360001219669/1561580954745-TPGE8P0L2MFSBW5G0YYY/ke17ZwdGBToddI8pDm48kILL8FlNRirwFgX7rQ0FII57gQa3H78H3Y0txjaiv_0fDoOvxcdMmMKkDsyUqMSsMWxHk725yiiHCCLfrh8O1z5QPOohDIaIeljMHgDF5CVlOqpeNLcJ80NK65_fV7S1UYlmv5rnLw_YKzH5-N2LoO2DnNOkcAaqT86kG3a6Gwt2m4bjm9DAHF2kOsIZRJKXnA/agendakleuren.png?format=1000w

Dus wat ging ik doen, in mijn vrije blokken plaatste ik dan acties die ik zou gaan doen. Op woensdagochtend plande ik mijn hele agenda voor mezelf. Wat ging ik veel acties doen, want ik had er toch de tijd voor! Ik zette in mijn agenda dat ik reviews ging doen van klantwensen, ik de requirements van een nieuwe feature zou uitwerken en dat ik wat kleine bugs zou afstemmen met het ontwikkelteam. Op papier prima, de effectieve tijd die ik ervoor had zou voldoende moeten zijn. Het probleem was echter dat die dingen niet allemaal op die dag, op dat moment af moesten. Ik hoefde er hooguit even over na te denken en 1 van de 3 acties was echt vereist op dat moment.

Wat volgde was stress, want ik moest nog zoveel dingen doen. Ook kwam ik geregeld op zo’n dag niet in de flow, of had ik genoeg focus om eraan te starten. De noodzaak was er toch niet. Uiteindelijk heb ik gewerkt een aan deel van 1 van de 3 acties, jammer joh. Na de werkdag kom ik thuis, doe mijn thuispak aan en plof op de bank. Voel me slap, gevoel dat ik mijn shit niet voor elkaar heb. Bestel maar wat op Uber Eats, een pizza of een goede wokschotel. Zou die avond eigenlijk gaan sporten, maar had daar ook maar weinig zin in.

Voelde me een slapjanus, iemand zonder wilskracht. Netflix aangezet en in de avond nog de ruim 50 meter naar de supermarkt gelopen om dat zakje skittles te halen, want nu maakt het tóch niks meer uit. In bed, voor het slapen gaan dacht ik aan de hoeveelheid slechte keuzes die ik keer op keer gemaakt had die dag. Bevestiging van wat een een slapjanus ik ben. Vicieuze cirkel compleet.

De volgende ochtend de dag gestart met meditatie, voelde me goed, de dag doorgenomen en weer vol ambitie mijn agenda gepland met acties die ik dacht wel af te zou gaan ronden.

GEFOPT.

Review die shit, en uitstellen maar

Reflecteren helpt, ik ging over mijn acties heen, daily log (gewoon een dagboek maar dat klinkt alsof ik een tienermeisje ben, daar voel ik me te mannelijk voor) teruggelezen en toen realiseerde ik dat ik de dag ervoor niks voor elkaar kreeg.

Waarom niet? Hoe kan ik dat anders doen? Ik stelde me voor wat anders te doen, dus ik heb de acties uit mijn agenda gehaald. Vervolgens ben ik langs al mijn projecten en acties gelopen en gekeken welke nu echt een deadline hebben. Dat was voor deze dag er geen enkele. Lekker, dacht ik, waar wil ik dan aan werken? Ik wilde wel werken aan de requirements en als er daarna tijd over was, bezig gaan met wat issues met het team. Die andere zaken zou ik pas de week erop of aantal dagen later hoeven te doen.

3 x raden hoe mijn dag ging. Super goed. Ik hoefde niks te doen, enkel waar ik aan wilde werken. Dat gevoel is echt top, dat geeft vertrouwen.

Voor mij werkt het dus erg goed om acties een uitstel-datum mee te geven. Vanaf welk moment wordt deze actie relevant of wil ik hieraan herinnerd worden? Nu begrijp ik het verschil tussen een due date en defer date, iets wat je in OmniFocus kunt aangeven per actie. Achteraf is mooi wonen zeggen ze dan.

Nee, je moet eerst doen (en falen) voordat je groeit, dit is typisch zo’n geval van frictie, van vertrouwen krijgen door te doen. Niet eerst het gevoel van vertrouwen hebben en dan doen.

Het mooie is dat niemand je kan behoeden voor fouten, omdat je zelf moet ervaren wat het is om het fout te doen. Daarna kun je het goed doen. Hoewel, een beetje beter doen. Goed volgt meestal nog wat later. Zo was ik ook vaak gefrustreerd als fysiotherapeut aan het werk. Uitgebreide tips en trucs die ik gaf aan mijn patiënten zodat ze niet dezelfde fouten zouden maken zoals zovelen (waaronder ikzelf). Werkte niet, eerst maar eens ervaren en erkennen dat ze het fout deden was wat ze moesten doen. Ik zeg niet dat dit voor alles zo geldt natuurlijk, want jij snapt net als ik dat je niet moet oversteken als de spoorwegovergang aan het loeien is, dat kan je meestal maar één keer fout doen.

https://media.giphy.com/media/jfVlexIRPMBZm/giphy.gif

Althans, de meesten dan.

Je bepaalt je eigen tijd, en inbox-orde

Het principe van het indelen van je eigen tijd voordat een ander het voor je doet, is niet alleen op je agenda van belang. Het is bij e-mail exact hetzelfde. Andere mensen die jouw tijd opeisen en je voelt je verplicht om het te lezen. Waarschijnlijk direct bij binnenkomst Dat je dan iemand, een collega of je buurvrouw die ook in de bewonerscommissie zit, tegenkomt en die zegt “Hé Thijs, ik heb je een mail gestuurd over dat ene ding van gisteren” en dan verwacht dat jij daar op gaat (re)acteren. Dat vind ik dus soms best wel eens vervelend, beetje mijn tijd opeten. Heb ik wel een oplossing voor, op 3 momenten op de dag mijn inbox bekijken (9-12-17 uur) en de flow van David&Rick toepassen (Getting Things Done + GRIP). Zo kost mijn zakelijke e-mail me ongeveer 3x 5 á 10 minuten per dag. Die flow gaat als volgt:

  1. Lees de mail grondig (tenzij je 34 x moet scrollen om aan het einde van de mail te komen, dan mag je hem wat mij betreft altijd naar het archief verbannen).
  2. Is het ‘uitvoerbaar’?
    • nee: afwijzen en/of archiveren die handel
  3. Uit te voeren in < 2 minuten?
    • ja: doen dan (vergeet niet even te reageren als je de taak hebt gedaan)
    • nee: kijk of je hem kan delegeren
  4. Zit er een deadline aan, een échte harde deadline?
    • nee: beschrijf de eerstvolgende actie en voeg toe aan takenlijst
    • ja: plan tijd in agenda en/of ‘stel uit’ (snooze/defer) tot moment waarop je er aan herinnerd wil worden

Zet shit in je agenda die je gaat doen, die je moet doen, op die specifieke dag, dat specifieke tijdstip. Of die je wilt doen, want anders plant iemand anders jouw tijd in. Het idee hiervan vind ik wel goed, bewaak je eigen tijd, dat is in mijn ogen je meest waardevolle instrument.

Nul e-mail, godlike

Hiermee breng je orde aan op 1 plek waar je acties, taken, werk vandaan haalt. Dit is vaak een goed beginpunt voor de mensen die niet weten waar te beginnen. Wat is het een fijn moment om die ‘zero inbox’ te halen. Natuurlijk moet dat geen doel op zich worden. Maar het idee dat het kan, dat iedereen dat kan, is geen fabeltje. Hiermee buig je de tijd om naar jouw hand, jij bepaalt wanneer jij welke acties doet. Niet anderen.

Mijn Spark e-mail inbox is vrijwel nimmer gevuld.

https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/5d0e95d29294360001219669/1561581083255-FJQTAJCSR2FZW7H62D33/ke17ZwdGBToddI8pDm48kN1D0LWfn6Y_iu4Mht0VZKpZw-zPPgdn4jUwVcJE1ZvWQUxwkmyExglNqGp0IvTJZUJFbgE-7XRK3dMEBRBhUpwM78Tu09HA1jkgfzEEEyx8Uva_N_SpIBWhgVNFtYnGF5FQIb5UCuUYPII7DPYaHk0/inboxzero.png?format=750w

Misschien denk je nu wel: “Ja leuk, maar wat als mensen een e-mail sturen met hoge prioriteit?” Als het échte hoge prioriteit heeft, dan bellen ze wel. Of beter nog, dan lopen ze wel langs je kantoor. Of zoeken ze je op in de kantoortuin. Oef, de kantoortuin, wat een verschrikking is dat. Behalve als je gek bent van Nerf guns en je wat fanatiekelingen hebt gevonden aan de andere kant. Dan kun je elkaar beschieten, tussen jullie pomodoro’s door.

Dit was het wel weer voor nu. Ik hoop dat je wat verder komt met je agenda en je mail, of in elk geval geïnspireerd bent er eens kritisch naar te kijken. Je zal merken dat je er blij van wordt als je het doet. Dat gevoel is top en dat kun je tevens ook wekelijks ervaren. Door een wekelijkse review te doen. Daar kijk ik nu kritisch naar, want ik krijg dat nog niet goed voor elkaar.

De volgende keer denk ik daar wat over te schrijven, of niet. Misschien ga ik het dan wel tips geven die je allang kent, of totaal niet nuttig vindt. Dat maakt mij niet uit, een ander vindt het vast wel leuk.

Groetjes. T